AMS

AMS eli arkistonmuodostussuunitelma. Se on sellainen ohjelmisto missä sailytetään rekisteritietoja, asiakirjoja ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät sekä muita tietoja, se on myös osa organisaation asiakirjahallinnon käsikirjaa.

Diaari

Diaari eli diaario tarkoittaa luetteloa, johon merkitään aikajärjestyksessä virastoon tai laitokseen saapuneet tai sieltä lähteneet asiakirjat. Diaari on sidottu kirja, kortisto tai atk-järjestelmä. Siihen merkitään asiakirjalle sen saapuessa annettava oma diaarinumero, saapumispäivä, lähettäjän nimi ja lähettäjän asiakirjamerkinnät sekä lyhyesti asian sisältö Julkisuuslaki edellyttää viranomaisilta hyvää tiedonhallintatapaa, minkä takia diaarijärjestelmät ovat viranomaisille käytännössä pakollisia